英語ビジネスメールの書き方を徹底解説!よく使うフレーズや活用できるツールをご紹介

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「英文のビジネスメールが苦手…」と悩んでいる人が多くます。
英語コーチの筆者のもとにも、

  • 短い文章でも時間がかかりすぎる…
  • 相手のメールと比べて文章がかたい…
  • 内容が相手に正確に伝わるか不安…

このような相談を寄せられます。

メールはテキストコミュニケーションなので、失礼がないかの確認は重要です。
ただほかの業務もあると、メールばかりに時間をかけられないですよね。

そこで今回は、英文ビジネスメールに関する以下の点を解説します。

この記事でわかること
  • 英語のビジネスメールを書くコツ
  • ビジネスメールに使えるフレーズ
  • 便利な無料ツール
  • ビジネスメールの書き方が学べる英会話スクール

✓この記事の筆者と信頼性

Taro


✓大手英語コーチングスクールのコーチとして在職中
✓メディアライター

留学経験、英語コーチングスクールのコーチとしての経験に基づき英語学習の情報発信をしています。>>>執筆者リスト

>>オンライン英会話・全く話せない超初心者におすすめの10社を徹底比較

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英語のビジネスメールを書く3つのコツ

まずは英語でビジネスメールを書く際の3つのコツをご紹介します。

ビジネスメールを書くコツ
  • 要件がわかる件名を書く
  • ポイントを最初に伝える
  • 失礼のないフォーマルな文章で書く

それぞれ簡単に解説します。
すぐに具体的なフレーズを知りたい人はビジネスメールに使えるフレーズまで進んでください。

要件がわかる件名を書く

良いメールは件名で要件が理解できます。

忙しい相手も要件がわかれば、”いま読むべきか”の判断ができます。
後述する例文を参考に、相手に配慮したシンプルでわかりやすい件名を作成しましょう。

メールの目的を最初に伝える

メールの本文では、最初に目的を伝えることが重要です。

全体像が最初にわかれば、認識の相違が減ります。
スムーズなやり取りを通じて、お互いに仕事がしやすく、良好な関係を築きましょう。

失礼のないフォーマルな文章で書く

ビジネスのメールで特に初めての相手には、失礼のないフォーマルな文章で書きましょう。

もちろん堅苦しい表現を好まない人もいます。
ただし関係が良くなるまでは、くだけた表現を避けることをおすすめします。

それぞれの表現例は、次の表の通りです。

スクロールできます
フォーマルな表現くだけた表現
Dear Mr. Smith,Hi John,
I am writing to request a report of~~
(〇〇に関するレポートを依頼したくメールしました)
Can you send me a report?
(〇〇のレポートを送ってください)
This email is to confirm~~
(〇〇についてお伝えします)
Just confirming~~
(〇〇のお知らせ)
I look forward to your reply.
(ご返信をお待ちしています)
Can you get back to me soon?
(なるべく早く返信ください)
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ビジネスメールに使える英語のフレーズ

ここからはビジネスメールで使えるフレーズをご紹介します。

件名で使えるフレーズ

件名では次のフレーズを使うと伝わりやすくなります。

内容フレーズ
確認するConfirmation of ~~
お知らせするNotification of~~
問い合わせをするInquiry about ~~
お礼をするThank you for ~~
招待するInvitation to ~~
質問するQustion about ~~
  • メールの内容が簡潔に伝わるように書く
  • ”Urgent(緊急)”は相手にプレッシャーを与えるため使わない

宛名に使えるフレーズ

件名では主に次の2つが使われます。

Dear Mr. / Ms. ~~
(〇〇様)

To whom it may concern
(ご担当者様)

  • 男性の場合はMr.、女性の場合はMs.をつける
  • くだけた表現(”Hi”や”John-san”など)は関係が深まるまでは避ける
  • 相手の名前がわからない場合は”To whom it may concern”を使う

導入文で使えるフレーズ

導入文では相手に簡潔にメールの目的を伝えることが重要です。

【自己紹介】
I am Taro Yamada, working at ABC Company as a Sales Representative.
(私はABCカンパニーで営業をしている山田太郎と申します)

【メールの目的を伝える】
The purpose of this email is to ~~
(今回メールを差し上げた目的は~~)

  • 初めての相手には簡単な自己紹介文を添える
  • 本文の内容を簡単に伝える

本文で使えるフレーズ

本文ではメールの目的によって、次のフレーズが使えます。

スクロールできます
目的フレーズ
打ち合わせの依頼I would like to schedule a meeting with you.
期限を提示するWe kindly request your cooperation in submitting the report by April 4th.
添付ファイルを見てもらうPlease find attached the file you requested.
提案をするWe would like to propose a reduction in communication expenses(通信費の削減).
質問をするLet me ask you some questions about your product.
見積もりを依頼するPlease prepare a quote based on the following conditions.
嬉しいお知らせをするWe are delighted to announce you that ~~
悪い知らせをするWe regret to inform you that ~~

締めの文章で使えるフレーズ

メールの締めでは次のようなフレーズが使えます。

Thank you for your cooperation.
(引き続きよろしくお願いいたします。)

We look forward to your response.
(ご返信をお待ちしています。)

If you need any further information, please do not hesitate to contact us.
(ご不明な点があればお気軽にご連絡ください。)

筆者がメール作成時に活用するツール

筆者も初めての相手に対しフォーマルな文章を送る際、失礼のない表現を確認します。
その場合に活用するツールは次の2点です。

筆者が使うツール
  • Chat GPT
  • DeepL

いずれも適切な表現がわかるため、伝え方に困ったときに活用できます。
簡単に使い方をご紹介します。

Chat GPTで例文を作成してもらう

Chat GPTとは人と対話しているような文章を、AIがチャット形式で生成してくれるツールです。

Chat GPTに対して次の指示をすると、以下の文章を返してくれました。

【プロンプト(Chat GPTへの指示)】
”昨日の打ち合わせで初めて会った人にお礼のメールを送りたいと考えています。英語で例文を100文字程度で作成してください。”

【Chat GPTの解答】
Subject: Appreciation for Our First Meeting

Dear [クライアントの名前],

I wanted to express my gratitude for our meeting yesterday. It was a pleasure to meet you and discuss [話題]. I’m looking forward to working together.

Best regards,
[あなたの名前]

最も手軽に文章を作成したいときは、Chat GPTがおすすめです。

DeepLで翻訳する

DeepLは日本語の文章を、英訳してくれるサイトです。

「メールの文章は自分で考えたい」という人に、DeepLがぴったりです。

【文章(日本語)】
”昨日はお時間をいただきありがとうございました。
一緒にお話ができたことで、課題が明確になりました。
次の打ち合わせでは、解決策をご提案いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。”

【DeepLの翻訳】
Thank you for your time yesterday.

It was a pleasure to talk with you and we were able to clarify some of the issues.
We will propose a solution at our next meeting.

Thank you for your continued cooperation.

ビジネスメールの書き方が学べる英会話スクール

最後にビジネスメールの書き方を学べる英会話スクールをご紹介します。

無料で便利な機能があるのに、有料で学ぶ必要あるの…?

このような声もあるかもしれません。

  • 英語を学ぶ必要はあります!
  • 便利なツールを使っても、そのアウトプット(返された文章)が正しいかを、最後に判断するのはあなたです。

ツールに頼るだけでなく、自分で適切な表現を学び、自信をもってメールを送信しましょう。

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最後に

今回は英語のビジネスメールを書くコツやフレーズの例、便利なサービスをご紹介しました。

メールはフォーマルな文章が求められるため、時間がかかることもあります。

今回ご紹介したツールを使うことでメール作成にかかる時間を短縮できます。

ただしツールが作成した文章の正しさや適切さを判断するのはあなたです。
相手に失礼がないか不安な状態で送るのではなく、自信をもって送信できるように英語力を身につけましょう。

今回紹介したスクールでは無料体験も受け付けているので、まずは気軽に参加してみてはいかがでしょうか。

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