英語ビジネスメールの書き方を徹底解説!よく使うフレーズや活用できるツールをご紹介

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「英文のビジネスメールが苦手…」と悩んでいる人が多くます。
英語コーチの筆者のもとにも、

  • 短い文章でも時間がかかりすぎる…
  • 相手のメールと比べて文章がかたい…
  • 内容が相手に正確に伝わるか不安…

このような相談を寄せられます。

メールはテキストコミュニケーションなので、失礼がないかの確認は重要です。
ただほかの業務もあると、メールばかりに時間をかけられないですよね。

そこで今回は、英文ビジネスメールに関する以下の点を解説します。

この記事でわかること
  • 英語のビジネスメールを書くコツ
  • ビジネスメールに使えるフレーズ
  • 便利な無料ツール
  • ビジネスメールの書き方が学べる英会話スクール

✓この記事の筆者と信頼性

Taro


✓大手英語コーチングスクールのコーチとして在職中
✓メディアライター

留学経験、英語コーチングスクールのコーチとしての経験に基づき英語学習の情報発信をしています。>>>執筆者リスト

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英語のビジネスメールを書く3つのコツ

まずは英語でビジネスメールを書く際の3つのコツをご紹介します。

ビジネスメールを書くコツ
  • 要件がわかる件名を書く
  • ポイントを最初に伝える
  • 失礼のないフォーマルな文章で書く

それぞれ簡単に解説します。
すぐに具体的なフレーズを知りたい人はビジネスメールに使えるフレーズまで進んでください。

要件がわかる件名を書く

良いメールは件名で要件が理解できます。

忙しい相手も要件がわかれば、”いま読むべきか”の判断ができます。
後述する例文を参考に、相手に配慮したシンプルでわかりやすい件名を作成しましょう。

メールの目的を最初に伝える

メールの本文では、最初に目的を伝えることが重要です。

全体像が最初にわかれば、認識の相違が減ります。
スムーズなやり取りを通じて、お互いに仕事がしやすく、良好な関係を築きましょう。

失礼のないフォーマルな文章で書く

ビジネスのメールで特に初めての相手には、失礼のないフォーマルな文章で書きましょう。

もちろん堅苦しい表現を好まない人もいます。
ただし関係が良くなるまでは、くだけた表現を避けることをおすすめします。

それぞれの表現例は、次の表の通りです。

スクロールできます
フォーマルな表現くだけた表現
Dear Mr. Smith,Hi John,
I am writing to request a report of~~
(〇〇に関するレポートを依頼したくメールしました)
Can you send me a report?
(〇〇のレポートを送ってください)
This email is to confirm~~
(〇〇についてお伝えします)
Just confirming~~
(〇〇のお知らせ)
I look forward to your reply.
(ご返信をお待ちしています)
Can you get back to me soon?
(なるべく早く返信ください)
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ビジネスメールに使える英語のフレーズ

ここからはビジネスメールで使えるフレーズをご紹介します。

件名で使えるフレーズ

件名では次のフレーズを使うと伝わりやすくなります。

内容フレーズ
確認するConfirmation of ~~
お知らせするNotification of~~
問い合わせをするInquiry about ~~
お礼をするThank you for ~~
招待するInvitation to ~~
質問するQustion about ~~
  • メールの内容が簡潔に伝わるように書く
  • ”Urgent(緊急)”は相手にプレッシャーを与えるため使わない

宛名に使えるフレーズ

件名では主に次の2つが使われます。

Dear Mr. / Ms. ~~
(〇〇様)

To whom it may concern
(ご担当者様)

  • 男性の場合はMr.、女性の場合はMs.をつける
  • くだけた表現(”Hi”や”John-san”など)は関係が深まるまでは避ける
  • 相手の名前がわからない場合は”To whom it may concern”を使う

導入文で使えるフレーズ

導入文では相手に簡潔にメールの目的を伝えることが重要です。

【自己紹介】
I am Taro Yamada, working at ABC Company as a Sales Representative.
(私はABCカンパニーで営業をしている山田太郎と申します)

【メールの目的を伝える】
The purpose of this email is to ~~
(今回メールを差し上げた目的は~~)

  • 初めての相手には簡単な自己紹介文を添える
  • 本文の内容を簡単に伝える

本文で使えるフレーズ

本文ではメールの目的によって、次のフレーズが使えます。

スクロールできます
目的フレーズ
打ち合わせの依頼I would like to schedule a meeting with you.
期限を提示するWe kindly request your cooperation in submitting the report by April 4th.
添付ファイルを見てもらうPlease find attached the file you requested.
提案をするWe would like to propose a reduction in communication expenses(通信費の削減).
質問をするLet me ask you some questions about your product.
見積もりを依頼するPlease prepare a quote based on the following conditions.
嬉しいお知らせをするWe are delighted to announce you that ~~
悪い知らせをするWe regret to inform you that ~~

締めの文章で使えるフレーズ

メールの締めでは次のようなフレーズが使えます。

Thank you for your cooperation.
(引き続きよろしくお願いいたします。)

We look forward to your response.
(ご返信をお待ちしています。)

If you need any further information, please do not hesitate to contact us.
(ご不明な点があればお気軽にご連絡ください。)

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筆者がメール作成時に活用するツール

筆者も初めての相手に対しフォーマルな文章を送る際、失礼のない表現を確認します。
その場合に活用するツールは次の2点です。

筆者が使うツール
  • Chat GPT
  • DeepL

いずれも適切な表現がわかるため、伝え方に困ったときに活用できます。
簡単に使い方をご紹介します。

Chat GPTで例文を作成してもらう

Chat GPTとは人と対話しているような文章を、AIがチャット形式で生成してくれるツールです。

Chat GPTに対して次の指示をすると、以下の文章を返してくれました。

【プロンプト(Chat GPTへの指示)】
”昨日の打ち合わせで初めて会った人にお礼のメールを送りたいと考えています。英語で例文を100文字程度で作成してください。”

【Chat GPTの解答】
Subject: Appreciation for Our First Meeting

Dear [クライアントの名前],

I wanted to express my gratitude for our meeting yesterday. It was a pleasure to meet you and discuss [話題]. I’m looking forward to working together.

Best regards,
[あなたの名前]

最も手軽に文章を作成したいときは、Chat GPTがおすすめです。

DeepLで翻訳する

DeepLは日本語の文章を、英訳してくれるサイトです。

「メールの文章は自分で考えたい」という人に、DeepLがぴったりです。

【文章(日本語)】
”昨日はお時間をいただきありがとうございました。
一緒にお話ができたことで、課題が明確になりました。
次の打ち合わせでは、解決策をご提案いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。”

【DeepLの翻訳】
Thank you for your time yesterday.

It was a pleasure to talk with you and we were able to clarify some of the issues.
We will propose a solution at our next meeting.

Thank you for your continued cooperation.

ビジネスメールの書き方が学べる英会話スクール

最後にビジネスメールの書き方を学べる英会話スクールをご紹介します。

無料で便利な機能があるのに、有料で学ぶ必要あるの…?

このような声もあるかもしれません。

  • 英語を学ぶ必要はあります!
  • 便利なツールを使っても、そのアウトプット(返された文章)が正しいかを、最後に判断するのはあなたです。

ツールに頼るだけでなく、自分で適切な表現を学び、自信をもってメールを送信しましょう。

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最後に

今回は英語のビジネスメールを書くコツやフレーズの例、便利なサービスをご紹介しました。

メールはフォーマルな文章が求められるため、時間がかかることもあります。

今回ご紹介したツールを使うことでメール作成にかかる時間を短縮できます。

ただしツールが作成した文章の正しさや適切さを判断するのはあなたです。
相手に失礼がないか不安な状態で送るのではなく、自信をもって送信できるように英語力を身につけましょう。

今回紹介したスクールでは無料体験も受け付けているので、まずは気軽に参加してみてはいかがでしょうか。

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