「英文のビジネスメールが苦手…」と悩んでいる人が多くます。
英語コーチの筆者のもとにも、
- 短い文章でも時間がかかりすぎる…
- 相手のメールと比べて文章がかたい…
- 内容が相手に正確に伝わるか不安…
このような相談を寄せられます。
メールはテキストコミュニケーションなので、失礼がないかの確認は重要です。
ただほかの業務もあると、メールばかりに時間をかけられないですよね。
そこで今回は、英文ビジネスメールに関する以下の点を解説します。
- 英語のビジネスメールを書くコツ
- ビジネスメールに使えるフレーズ
- 便利な無料ツール
- ビジネスメールの書き方が学べる英会話スクール
✓この記事の筆者と信頼性
✓大手英語コーチングスクールのコーチとして在職中
✓メディアライター
留学経験、英語コーチングスクールのコーチとしての経験に基づき英語学習の情報発信をしています。>>>執筆者リスト
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英語のビジネスメールを書く3つのコツ
まずは英語でビジネスメールを書く際の3つのコツをご紹介します。
- 要件がわかる件名を書く
- ポイントを最初に伝える
- 失礼のないフォーマルな文章で書く
それぞれ簡単に解説します。
すぐに具体的なフレーズを知りたい人はビジネスメールに使えるフレーズまで進んでください。
要件がわかる件名を書く
良いメールは件名で要件が理解できます。
忙しい相手も要件がわかれば、”いま読むべきか”の判断ができます。
後述する例文を参考に、相手に配慮したシンプルでわかりやすい件名を作成しましょう。
メールの目的を最初に伝える
メールの本文では、最初に目的を伝えることが重要です。
全体像が最初にわかれば、認識の相違が減ります。
スムーズなやり取りを通じて、お互いに仕事がしやすく、良好な関係を築きましょう。
失礼のないフォーマルな文章で書く
ビジネスのメールで特に初めての相手には、失礼のないフォーマルな文章で書きましょう。
もちろん堅苦しい表現を好まない人もいます。
ただし関係が良くなるまでは、くだけた表現を避けることをおすすめします。
それぞれの表現例は、次の表の通りです。
フォーマルな表現 | くだけた表現 |
---|---|
Dear Mr. Smith, | Hi John, |
I am writing to request a report of~~ (〇〇に関するレポートを依頼したくメールしました) | Can you send me a report? (〇〇のレポートを送ってください) |
This email is to confirm~~ (〇〇についてお伝えします) | Just confirming~~ (〇〇のお知らせ) |
I look forward to your reply. (ご返信をお待ちしています) | Can you get back to me soon? (なるべく早く返信ください) |
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ビジネスメールに使える英語のフレーズ
ここからはビジネスメールで使えるフレーズをご紹介します。
件名で使えるフレーズ
件名では次のフレーズを使うと伝わりやすくなります。
内容 | フレーズ |
---|---|
確認する | Confirmation of ~~ |
お知らせする | Notification of~~ |
問い合わせをする | Inquiry about ~~ |
お礼をする | Thank you for ~~ |
招待する | Invitation to ~~ |
質問する | Qustion about ~~ |
- メールの内容が簡潔に伝わるように書く
- ”Urgent(緊急)”は相手にプレッシャーを与えるため使わない
宛名に使えるフレーズ
件名では主に次の2つが使われます。
Dear Mr. / Ms. ~~
(〇〇様)
To whom it may concern
(ご担当者様)
- 男性の場合はMr.、女性の場合はMs.をつける
- くだけた表現(”Hi”や”John-san”など)は関係が深まるまでは避ける
- 相手の名前がわからない場合は”To whom it may concern”を使う
導入文で使えるフレーズ
導入文では相手に簡潔にメールの目的を伝えることが重要です。
【自己紹介】
I am Taro Yamada, working at ABC Company as a Sales Representative.
(私はABCカンパニーで営業をしている山田太郎と申します)
【メールの目的を伝える】
The purpose of this email is to ~~
(今回メールを差し上げた目的は~~)
- 初めての相手には簡単な自己紹介文を添える
- 本文の内容を簡単に伝える
本文で使えるフレーズ
本文ではメールの目的によって、次のフレーズが使えます。
目的 | フレーズ |
---|---|
打ち合わせの依頼 | I would like to schedule a meeting with you. |
期限を提示する | We kindly request your cooperation in submitting the report by April 4th. |
添付ファイルを見てもらう | Please find attached the file you requested. |
提案をする | We would like to propose a reduction in communication expenses(通信費の削減). |
質問をする | Let me ask you some questions about your product. |
見積もりを依頼する | Please prepare a quote based on the following conditions. |
嬉しいお知らせをする | We are delighted to announce you that ~~ |
悪い知らせをする | We regret to inform you that ~~ |
締めの文章で使えるフレーズ
メールの締めでは次のようなフレーズが使えます。
Thank you for your cooperation.
(引き続きよろしくお願いいたします。)
We look forward to your response.
(ご返信をお待ちしています。)
If you need any further information, please do not hesitate to contact us.
(ご不明な点があればお気軽にご連絡ください。)
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筆者がメール作成時に活用するツール
筆者も初めての相手に対しフォーマルな文章を送る際、失礼のない表現を確認します。
その場合に活用するツールは次の2点です。
- Chat GPT
- DeepL
いずれも適切な表現がわかるため、伝え方に困ったときに活用できます。
簡単に使い方をご紹介します。
Chat GPTで例文を作成してもらう
Chat GPTとは人と対話しているような文章を、AIがチャット形式で生成してくれるツールです。
Chat GPTに対して次の指示をすると、以下の文章を返してくれました。
【プロンプト(Chat GPTへの指示)】
”昨日の打ち合わせで初めて会った人にお礼のメールを送りたいと考えています。英語で例文を100文字程度で作成してください。”
【Chat GPTの解答】
Subject: Appreciation for Our First Meeting
Dear [クライアントの名前],
I wanted to express my gratitude for our meeting yesterday. It was a pleasure to meet you and discuss [話題]. I’m looking forward to working together.
Best regards,
[あなたの名前]
最も手軽に文章を作成したいときは、Chat GPTがおすすめです。
DeepLで翻訳する
DeepLは日本語の文章を、英訳してくれるサイトです。
「メールの文章は自分で考えたい」という人に、DeepLがぴったりです。
【文章(日本語)】
”昨日はお時間をいただきありがとうございました。
一緒にお話ができたことで、課題が明確になりました。
次の打ち合わせでは、解決策をご提案いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。”
【DeepLの翻訳】
Thank you for your time yesterday.
It was a pleasure to talk with you and we were able to clarify some of the issues.
We will propose a solution at our next meeting.
Thank you for your continued cooperation.
ビジネスメールの書き方が学べる英会話スクール
最後にビジネスメールの書き方を学べる英会話スクールをご紹介します。
無料で便利な機能があるのに、有料で学ぶ必要あるの…?
このような声もあるかもしれません。
- 英語を学ぶ必要はあります!
- 便利なツールを使っても、そのアウトプット(返された文章)が正しいかを、最後に判断するのはあなたです。
ツールに頼るだけでなく、自分で適切な表現を学び、自信をもってメールを送信しましょう。
レアジョブ英会話
おすすめポイント | 国内最大級の安定感 |
料金(最低料金・通常プラン) | 月々4,980~ |
レッスン回数 | 月8回 or 毎日25分 |
受講可能時間 | 6:00~25:00 |
講師 | フィリピン人・日本人 |
教材 | 日常会話・ ビジネス・ 中高生・子供向け多数 |
通信システム | オリジナルレッスンシステム |
無料体験レッスン | 2回分 |
ビジネスメールに適切な表現を学びたい!
このような人にはレアジョブが最適です。
- ビジネスシーンで適切な表現を学べる教材が豊富
- わからないことを日本語で学べる日本人講師も在籍
メールだけでなくビジネスで使える英語力を伸ばすなら最適のスクールです。
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Bizmates
おすすめポイント | ビジネス英語に特化したスクール |
料金(一例) | 【スタンダード】 1日1回レッスン:月額13,200円 【学習動画見放題+レッスン】 1日1回レッスン:月額14,190円 |
レッスン回数 | 1日1回~ |
受講可能時間 | 5:00〜25:00 |
講師 | フィリピン人 |
教材 | ビジネス英会話 |
通信システム | 独自システム |
無料体験レッスン | 1回 |
ビジネスに特化したスクールで学びたい!
このように考える人に、ビズメイツがおすすめです。
- ビジネス経験が豊富な講師
- 予習や復習ができるビデオレッスン
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最後に
今回は英語のビジネスメールを書くコツやフレーズの例、便利なサービスをご紹介しました。
メールはフォーマルな文章が求められるため、時間がかかることもあります。
今回ご紹介したツールを使うことでメール作成にかかる時間を短縮できます。
ただしツールが作成した文章の正しさや適切さを判断するのはあなたです。
相手に失礼がないか不安な状態で送るのではなく、自信をもって送信できるように英語力を身につけましょう。
今回紹介したスクールでは無料体験も受け付けているので、まずは気軽に参加してみてはいかがでしょうか。
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